Surnommé la Venise des Alpes, Annecy est une destination de choix pour organiser un séminaire d’entreprise. Cependant, pour profiter pleinement des avantages qu’offre la ville, vous devez vous assurer d’une bonne organisation. Voici nos conseils pour réussir l’organisation d’un séminaire à Annecy.
Étape 1 : Choisir le cadre du séminaire
Le choix de la salle fait partie des étapes les plus importantes dans l’organisation d’un séminaire et il doit tenir compte de plusieurs paramètres. Des salles de séminaire à Annecy, il en existe pour tous types d’événements, qu’il s’agisse du lancement d’une nouvelle stratégie, d’une rencontre de team building, de la célébration d’un succès d’entreprise, etc.
Vous l’aurez compris ! Le choix de la salle de séminaire doit tenir compte de l’objectif de l’événement. En général, il faut tenir compte de la configuration de la salle par rapport à l’événement à venir, mais aussi de sa capacité d’accueil et même de sa géolocalisation.
Il est aussi important de choisir la salle en premier, car sa disponibilité conditionnera tous les autres détails organisationnels comme le choix de la date du séminaire.
Étape 2 : Choisir la date
Pour un événement d’entreprise, il est convient de bien choisir la date pour garantir une participation maximale. Ce qui est recommandé, c’est d’éviter les périodes d’indisponibilité, comme les vacances scolaires ou les périodes de fortes activités pour votre entreprise. Pour créer le consensus, vous pouvez utiliser un outil de sondage comme Doodle qui permet de connaître les disponibilités des participants. N’hésitez pas à vous informer aussi des événements à venir à Annecy pour bien choisir la date.
Étape 3 : Planifier les activités
Un séminaire réussi est celui qui est dynamisé par des activités. Non seulement cela donne du corps à votre événement, mais en plus cela renforce les liens entre les participants. Les animations doivent être établies en fonction de la nature et du thème du séminaire, mais aussi selon les objectifs à atteindre. Dans une ville comme Annecy, il y a beaucoup à faire en termes d’attractions ou d’activités. Un séminaire est l’occasion de les faire découvrir de façon originale aux participants.
Étape 4 : Établir un calendrier
Outre les activités, votre organisation doit permettre d’avoir une vue détaillée sur le rétroplanning de votre séminaire à Annecy. Cela implique de noter les dates importantes, les échéances pour les paiements ou les réservations, les contacts des fournisseurs et différents prestataires, etc. Un calendrier permet d’avoir une vision claire de tout ce qu’il y a à faire et d’effectuer un suivi rigoureux pour n’oublier aucun détail.
Étape 5 : Communiquer sur le séminaire
En dehors de l’organisation en interne, une bonne communication est importante pour tenir les participants informés. Quand il s’agit de participants internes, l’emailing est certainement le système le plus efficace. Il ne faut, cependant, pas négliger l’affichage de notes dans les locaux, avec le programme du séminaire ainsi que les conseils pratiques.
Étape 6 : Planifier le budget prévisionnel
Aucune organisation digne du nom n’est possible si le budget n’est pas bien planifié. Celui-ci doit inclure les frais de location de la salle, des équipements audiovisuels ainsi que la décoration et l’aménagement de la salle.
Si le séminaire doit se tenir sur plusieurs jours, il faudra prévoir l’hébergement des participants, leur transport (ticket de train, location de bus ou billet d’avion), sans oublier les navettes pour le transport local.
Il faut également compter la restauration, les fournitures de prises de notes, les supports de présentation (brochures, impressions) et les éventuels goodies. Si vous prévoyez des animations, le budget doit intégrer le paiement des conférenciers invités, les activités de team building ou les animations de soirée.
Vous devez prévoir le coût de la communication et du marketing. Cela inclut la création des supports et de la publicité. Pour finir, il faudra inclure dans le budget les frais de gestion et d’organisation, les assurances et les imprévus qui doivent représenter environ 10 % du montant total du budget pour éviter les surprises de dernières minutes.
