Les mesures sanitaires de confinement et de distanciation sociale mises en place depuis le début de la pandémie de Covid-19 ont bouleversé les habitudes de chacun. Aucun secteur d’activité n’a été épargné et le travail à distance connaît un franc succès depuis un an et demi. Excellente alternative dans le monde de l’entreprise, il favorise les interactions virtuelles. Ces dernières compensent nécessairement le contact humain considérablement réduit par la crise sanitaire. Désormais, la plupart des réunions entre collaborateurs se font à distance. La solution la plus pratique et efficace reste l’aménagement d’une salle de réunion pour la visioconférence. Ce dispositif apporte de nombreux avantages, à condition de considérer plusieurs paramètres lors de sa mise en place. On vous explique tout dans cet article.
Configurez votre salle de visioconférence en fonction des usages en matière de réunion
Presque tout type de salle peut être utilisé comme salle de visioconférence. Seulement, pour mener à bien votre projet d’aménagement, faites preuve de méthode. Au préalable, procédez à un audit précis des besoins de votre entreprise. À partir de cet audit, élaborez un cahier des charges bien détaillé.
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Prenez en compte le nombre de participants
Pour commencer, définissez le nombre de participants qui seront présents dans la salle de visioconférence. En effet, il s’agit d’une donnée phare pour configurer votre salle. Ce point est d’autant plus important avec la crise sanitaire qui exige une distanciation physique conséquente entre les participants à une réunion en salle.
En fonction du nombre de participants, vous pouvez définir vos choix de mobilier et de matériel. N’hésitez pas à contacter EGIC pour tous vos besoins en mobilier informatique et audiovisuel. D’une manière générale, une salle de visioconférence doit pouvoir accueillir entre 3 et 10 personnes. Cependant, c’est à vous de définir les types de réunion à organiser dans la salle et le nombre réel de personnes qui seront physiquement présentes.
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Considérez le type de réunion
Une salle de visioconférence se configure également selon la fréquence et le type de réunion que vous prévoyez d’y organiser. Par exemple, si la salle est destinée à une formation professionnelle, aménagez un espace assez spacieux où les apprenants pourront se déplacer facilement entre chaque module d’apprentissage.
En revanche, si l’accès à la salle se limite strictement aux collaborateurs de l’entreprise pour y tenir des réunions, il n’est pas indispensable d’aménager des espaces immenses. Pour une réunion en petit comité, une salle de visioconférence à taille humaine conviendra parfaitement. Vos collaborateurs s’y sentiront à l’aise.
Misez sur une salle de visioconférence attractive et confortable
Avec la crise sanitaire, la salle de visioconférence est devenue un véritable lieu de travail et d’échanges entre vos collaborateurs, votre équipe et vous. De plus, si vos réunions durent un certain temps, il est impératif que vous la rendiez confortable et attractive.
L’aménagement du mobilier
Les tables font bien entendu partie du mobilier indispensable à prévoir dans une salle de visioconférence. Pour voir facilement tous les participants, optez pour des tables incurvées, rectangulaires, en demi-cercle ou en forme de V. Côté design, les tables de couleur mate viendront créer une atmosphère épurée et cosy. En ce qui concerne les chaises et les fauteuils, choisissez impérativement des modèles qui assurent un confort d’assise accru.
A contrario, bannissez les tables et les chaises en chrome, en métal brillant ou en verre de votre liste. Elles émettent des sons au contact du matériel de travail (stylo, souris, PC portable, carnet de notes) et reflètent la lumière. Dans tous les cas, elles sont susceptibles de créer des perturbations visuelles et sonores durant la réunion en visioconférence.
L’aménagement d’un environnement lumineux agréable et adéquat
Pour un confort optimal, veillez à ce que la salle possède un éclairage homogène. Vous pouvez avoir recours aux services d’un professionnel pour contrôler l’intensité d’éclairage de la salle. Par ailleurs, si la salle comporte des fenêtres ou des cloisons vitrées, vous aurez besoin d’un store pour améliorer le confort visuel. Durant la conférence, il devra généralement être fermé pour réduire les effets d’ombre sur le visage des participants.
Pour ce qui est du mur de fond face à la caméra, privilégiez les couleurs uniformes comme le bleu et le gris. Par contre, évitez les couleurs réfléchissantes, les rayures et les motifs.
L’acoustique de la salle de visioconférence pour un confort sonore optimum
Le confort sonore conditionne l’attention et la capacité de concentration de vos collaborateurs. C’est pourquoi vous devez y accorder une attention toute particulière dans une salle de visioconférence. Par exemple, pour une isolation phonique optimale, éloignez le plus possible votre système de visioconférence et vos micros des systèmes de climatisation, ainsi que des ventilateurs.
Pensez également à poser des revêtements muraux et de sol dans votre salle de visioconférence. Moquette au sol, rideau, tapis… Autant de choix s’offrent à vous. En effet, les revêtements réduisent les bruits parasites. Ils améliorent également le confort auditif, surtout pour vos collaborateurs qui se trouvent sur des sites distants et suivent la réunion depuis chez eux.
En traitant au préalable les problèmes d’écho ou de réverbération dans la salle de visioconférence, vous faciliterez les échanges avec vos collaborateurs présents et à distance.
Optez pour des équipements de visioconférence performants et de qualité
Pour qu’une réunion en visioconférence se déroule dans les meilleures conditions, veillez à investir dans les meilleurs équipements.
Utilisez des écrans pour la projection des visuels et des présentations
Au lieu d’utiliser des vidéoprojecteurs, préférez les écrans de grande taille. Ces derniers seront fixés au mur à l’aide de supports muraux. Dans le cas d’une salle de visioconférence en particulier, préférez le double écran. Cela vous permettra d’afficher la visio d’un côté, et de partager des documents de l’autre. Adaptez la taille des écrans au nombre de participants et à la dimension de la salle. Une caméra de visioconférence, installée de préférence sous l’écran, vous sera aussi d’une grande utilité. Les participants travaillant depuis chez eux pourront ainsi avoir un retour visuel de la salle de réunion, ce qui augmentera le sentiment de convivialité.
Investissez dans du matériel sonore adapté à vos besoins
Pour une salle de visioconférence, le matériel sonore standard se compose d’un microphone de table, aussi appelée « pieuvre ». Il sera placé au centre de la table, à au moins 1 mètre des participants, et à au moins 3 mètres du système de visioconférence. Si nécessaire, ajoutez des micros additionnels en fonction de la taille de la salle et du nombre de participants.
Installez des points de connexion
Pour faciliter les échanges de données, équipez votre mobilier d’un maximum de points de connexion. Optez notamment pour des tables connectées et des solutions connectiques adaptées. N’hésitez pas à vous tourner vers des professionnels spécialisés dans ce secteur pour acquérir ce type de dispositif.
