La gestion de la correspondance papier est importante dans une entreprise, car elle permet entre autres de faciliter la transmission de l’information. Malheureusement, la nature physique du papier fait que la gestion de la correspondance peut se révéler un véritable défi. Voici quelques conseils pour vous aider dans cette gestion.
L’impression en ligne pour la correspondance en entreprise
Le papier à en-tête est un support important pour une entreprise. Elle permet de communiquer avec le public. Le papier à en-tête est aussi important que le logo de l’entreprise dans la mesure où il représente cette dernière et peut donner une première impression aux clients potentiels. Par conséquent, un papier à lettres à en-tête doit avoir un aspect professionnel pour renvoyer une image positive. En vous rendant sur le site de Papeo par exemple, vous pourrez découvrir de nombreuses solutions pour la correspondance en entreprise, qu’il s’agisse de papeterie commerciale, enveloppes, dossiers…
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Le papier à en-tête peut être utilisé pour présenter un devis ou pour envoyer une facture. Il peut également servir dans le cas d’une correspondance officielle.
Le papier à en-tête doit comporter un certain nombre d’informations. Vous pouvez par exemple y inscrire le logo et le nom de l’entreprise. Il faut également laisser des informations pour les clients comme l’email et le numéro de téléphone. Veillez à toujours être en accord avec la charte graphique de l’entreprise.
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Utiliser les nouvelles technologies
La gestion de la correspondance papier doit s’appuyer également sur les nouvelles technologies. C’est un moyen très efficace pour accélérer la distribution et la collecte des courriers en interne dans une entreprise.
Vous pouvez par exemple scanner tous les courriers papier entrants. Ils seront ensuite transmis informatiquement au destinataire. Ce dernier peut alors archiver le courrier sur son ordinateur après lecture sans avoir à toucher à la version physique.
Vous devez mettre en place un protocole qui permet de trier le courrier qui peut être soumis à la numérisation. En effet, les courriers sensibles doivent être transmis en main propre afin d’éviter tout risque de fuite. Quelle que soit la valeur de la correspondance, nous vous conseillons de conserver la version physique. Ils peuvent avoir une valeur juridique dans certains cas.
L’expédition du courrier peut aussi être dématérialisée. Une réponse sera écrite avec le gestionnaire de texte de l’entreprise avant d’être imprimée.
Investir dans une machine à affranchir
Les machines à affranchir sont des appareils qui permettent d’imprimer les marques postales qui ont une valeur d’affranchissement. Ce type de machine est très utile dans le cadre de la gestion de la correspondance papier, car il permet de gagner du temps dans l’expédition et l’affranchissement du courrier physique.
Ce type de machine facilite également l’affranchissement en ligne du courrier numérisé. Vous pouvez donc scanner vos documents papier avant de l’affranchir. C’est plus rapide et plus fiable que le système traditionnel.
Pour en bénéficier, vous devez connecter votre service courrier aux services numériques de la poste. Ceux-ci calculent les tarifs et les poids et transmettent le montant à votre entreprise à la fin du mois pour le règlement.
